základní popis
Program plně využívá možností, které nabízí a poskytuje operační systém Windows - grafické rozhraní, ovládání nejmodernějších periferií a zařízení, vazbu na internet, moderní SQL jazyk a podobně. Základním rysem našeho programu je názorná grafická aktuální informace o obsazenosti hotelu – ubytování, rezervace a uvedení mimo provoz na jednotlivých pokojích (srubech, chatkách). Z této základní obrazovky je možno intuitivně vstupovat do formulářů poskytujících podrobné informace, provádět různá zpracování, změny stavu, vyúčtování a vyhodnocení.
Ukázka obrazovky.
Funkce modulu recepce
- Podrobná evidence rezervací jednotlivců i skupin, kalkulace celkové ceny pobytu, možnost stanovení individuálních cen, určení výše a hlídání termínu úhrady zálohy, názorné sledování požadavků hosta a průběžné zpracovanosti rezervace, rychlé sumární zjištění volné kapacity hotelu s možností uskutečnění sumární rezervace skupiny, potvrzení o rezervaci klasické na papír nebo elektronické zaslané e-mailem, snadný přechod rezervace na ubytování, možnost vystavení zálohové faktury, možnost tisku poštovní poukázky.
- Ubytování jednotlivců i skupin z předchozí rezervace nebo přímo bez předchozí rezervace, vedení účtu pokoje nebo jednotlivých hostů, vedení účtu skupiny, zatěžování účtu hosta poplatky za ubytování, hotelovou penzi a řadou jiných položek v závislosti na množství a pestrosti poskytovaných služeb, automatické denní zatěžování nebo jednorázové dotížení účtu hosta a skupiny, pro jednotlivé hosty je možno stanovit individuální cenové hladiny, vyúčtování jednotlivého hosta, celého pokoje nebo celé skupiny, jedna účtenka může být hrazena kombinací více druhů plateb včetně přímé úhrady valutami.
- Uvedení pokoje mimo provoz (malování, rekonstrukce, havárie…)
- Evidence objednávek hotelové penze ve zjednodušené variantě (jen snídaně) nebo ve variantě plné penze (snídaně, přesnídávka, oběd, svačina, večeře, balíček). Na základě objednané penze vznikají požadavky na kuchyň a také jsou zatěžovány hotelové účty hostů a skupin.
- Vedení knihy hostů, hlášení pro policii a cizineckou policii, výpočet daně z přechodného rekreačního pobytu a daně za lužko/noc odváděné na obecní úřad.
- Zásobník vystavených dokladů (účtenek, potvrzení o záloze, nákup valut, odvod hotovosti, dotace hotovosti), v rámci aktuální neuzavřené směny možnost dodatečné úpravy adresy odběratele, způsobu platby, úplného storna účtenky, zpětný tisk účtenky. Převod starých dokladů do archivu.
- Tisk účtenek v různých variantách s možností reprezentativního grafického zpracování včetně loga hotelu, tisk dokladů v cizích jazycích.
- Směnové, denní a měsíční uzávěrky.
- Evidence úklidu pokojů.
- Součástí programu je i směnárna, která je nedílnou součástí recepce nebo je provozována samostatně.
- Podrobná evidence uskutečněných telefonních hovorů, načítání dat z telefonní ústředny, výpočet ceny hovoru, automatické zatížení tel.hovoru na hotelový účet hosta, výkaz hovorny, vyúčtování tel.hovoru, vyhodnocení za jednotlivé linky, jednotlivé pobočky a podobně.
- Automatické kompletní rozúčtování dokladů, souhrnné podklady pro účetnictví, vykazování DPH.
- Další sestavy, vyhodnocení a statistiky.
- Ukládání historie o všech provedených důležitých úkonech (druh operace, datum, čas a kdo)
- Systém propracovaných kompetencí a hesel umožňuje jednotlivým uživatelům zakázat, povolit částečně nebo povolit bez omezení provádění jednotlivých úloh, operací a zpracování.